Como administrar o caixa de uma pequena empresa sendo MEI? Guia só com o essencial

Você já teve a sensação de trabalhar horas a fio e mesmo assim continuar sem sucesso financeiro? Cadê o dinheiro? Quanto você realmente recebeu por todas as horas que dedicou ao seu negócio? Para responder a essas e outras perguntas, o primeiro passo é aprender como administrar o caixa de uma pequena empresa.

Sabemos que é muito chato e parece muito complexo acompanhar números, planilhas e fazer o controle financeiro.

Mas, a pergunta que fica é: precisa mesmo ser tão complicado? A resposta é: não!

Com algumas soluções simples você pode fazer a gestão financeira do seu pequeno negócio sem muitos mistérios e sem precisar lidar com planilhas. É isso mesmo! Nós vamos te explicar como, neste artigo. 

Afaste o risco da falência

Antes de te apresentar as dicas de como administrar o caixa de uma pequena empresa é importante que você compreenda porque é importante fazer isso. Não somos nós que estamos dizendo, mas pesquisas relevantes que analisam os resultados de quem é MEI. 

Segundo pesquisa divulgada pelo Sebrae, três em cada 10 microempreendedores individuais (MEIs) fecham as portas em até cinco anos no Brasil. A taxa de mortalidade de negócios desse porte é de 29%. 

Especialistas apontam que uma das principais causas dessa alta taxa é, justamente, a falta de controle financeiro. 

Como você verá a seguir, eliminar este problema pode ser mais fácil do que você imagina. 

Como administrar o caixa de uma pequena empresa? 5 passos simples

Ter um negócio próprio é realmente a realização do sonho de muitas pessoas. Para outras é um caminho para ganhar dinheiro e fugir dos males do desemprego.

Independente da razões que te levaram a se tornar um MEI, quando iniciamos uma microempresa descobrimos que além de realizar o trabalho que nos trará lucro, seja a produção de produtos, revenda ou prestação de serviço, também é necessário aprender como administrar o caixa de uma pequena empresa e é aqui que a coisa parece complicar, não é mesmo? 

Mas, como dissemos no início deste texto, não é preciso que seja assim. É possível tornar tudo isso muito mais simples. Para isso, algumas práticas são indispensáveis e vamos focar nelas. 

1. Anote todo o dinheiro que receber

Ganhar dinheiro com o seu trabalho é o que te motivou a iniciar seu negócio, não é mesmo? 

Então para saber se esse objetivo está sendo atingido você precisa registrar tudo o que recebe pelas vendas dos seus produtos ou serviços. 

Você pode usar planilha, um caderno de anotações ou mesmo um aplicativo gratuito para gestão de vendas.

Anote o produto ou serviço que foi vendido, a data e o valor. Essas informações já servirão para um maior controle. 

Lembre-se de anotar todos os dias, todas as vendas realizadas. 

Se possível faça a anotação imediatamente após a venda, assim você não corre o risco de esquecer de atualizar seu controle. 

O aplicativo para celular é uma ótima forma de fazer esse registro, porque o aparelho está sempre com você, seja em uma visita ao cliente ou mesmo dentro do seu local de trabalho.

2. Controle suas despesas fixas e variáveis

É provável que você tenha alguns custos fixos e variáveis ao longo do mês. Se você aluga uma loja, esse aluguel é uma despesa fixa, por exemplo.

Se faz visita aos seus clientes, o custo das passagens de ônibus ou da gasolina são exemplos de despesas variáveis, afinal, o valor investido nessa área muda de acordo com o número de clientes que você visitar, correto?

Antes de iniciar um mês, é interessante que você anote todas as despesas que sabe que terá que arcar, por exemplo:

• aluguel, 
• contas de água e luz, 
• empréstimos que você pode ter realizado, 
• custos com fornecedores, e mais. 

Nas despesas variáveis, faça uma média de gastos apenas para ter uma ideia do montante que será usado para pagar por elas.

Com isso anotado antes do mês começar você terá uma visão geral do quanto de dinheiro já tem comprometido. Ou seja, quanto de capital vai precisar para pagar os custos da empresa.

Depois de anotar essas informações, comece a registrar as despesas conforme elas acontecem. No final do mês, verifique se o que foi planejado e projetado no início do período foi cumprido ou se você gastou mais do que pretendia.

Assim como você anotou tudo o que recebeu, registre seus gastos. Identifique com o que seu dinheiro foi gasto, por exemplo, se você é manicure anote os gastos que teve com a compra de esmalte, algodão e outros produtos. Indique o dia e o valor que foi investido.

Ao comparar suas despesas com o valor que entrou no seu caixa, ou seja, do quanto você recebeu, você terá uma visão de quanto realmente está sobrando. Essa é a lógica por trás do que é fluxo de caixa para MEI.

Um outro benefício de registrar todos os seus gastos é poder identificar como reduzir eles e assim aumentar sua margem de lucro. Para saber mais sobre esse tópico indicamos que você acesse outro texto: “Gastos desnecessários MEI: como perceber, entender e cortar”. 

3. Registre todos os seus clientes

Conquistar um cliente é difícil? Geralmente, sim. Isso porque as pessoas precisam conhecer você, saber o que vende e confiar que existe qualidade no seu serviço ou produto. 

Por isso, registrar os clientes que já passaram dessa fase inicial e realizaram uma compra vai te ajudar a entrar em contato com eles para oferecer novos produtos e serviços. 

Clientes que já fizeram uma compra e ficaram satisfeitos tem muito mais chance de fazer uma nova compra. 

Se você vende roupas, por exemplo, pode enviar uma mensagem para seus clientes quando chegar novidades ou mesmo informar sobre promoções. 

Ter o registro dos clientes vai te ajudar a administrar o caixa da sua pequena empresa incentivando, por exemplo, que eles façam compras em meses em que o movimento está fraco. Essa é uma forma de contribuir para que o resultado entre despesas e faturamento seja positivo, ou seja, que você venda mais do que gaste. 

Leia também: MEI: aprenda a organizar a sua agenda de clientes e venda mais

Organize de forma simples seu estoque 

Para quem vende produtos, o estoque representa um dos grandes gastos da empresa.

Estoque parado é dinheiro parado e por isso fazer um controle eficiente desses produtos vai te ajudar a administrar o caixa de uma pequena empresa de forma mais eficiente. 

Controle a entrada e saída de produtos do estoque para saber se é hora de comprar mais itens ou se é necessário fazer uma promoção que faça você ganhar dinheiro e renovar os itens oferecidos.

Sobre este ponto, esteja sempre atento para que as promoções não prejudiquem seu caixa, mas ao contrário que elas possam ser usadas para contribuir para resultados positivos. 

Acompanhe as vendas fiado

Vender fiado ainda é muito comum e se você faz esse tipo de negociação sabe que pode ser muito bom ou muito ruim para o seu negócio. 

O primeiro passo para administrar o caixa de uma pequena empresa que vende fiado é ter o controle dessas vendas. 

Anote o nome do cliente, a data da venda, o valor do produto e a data de promessa de pagamento. 

Lembre-se de cobrar seus clientes inadimplentes quando a data do pagamento chegar. É chato, mas é fundamental para que você não perca dinheiro e saia no prejuízo. 

Quer saber como fazer o controle desse tipo de venda? Acesse nosso post: “Tudo sobre controle de fiado para MEI”. 

Em resumo, as principais etapas de como administrar o caixa de uma pequena empresa são:

1. Controle todo o dinheiro que receber
2. Anote suas despesas fixas
3. Registre todos os seus clientes
4. Organize de forma simples seu estoque 
5. Acompanhe as vendas fiado

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