Organização do tempo: como otimizar suas horas de trabalho?

Você sente que o tempo é um dos recursos mais limitados no dia a dia como MEI? Então, saiba que você não está sozinho. Muitos microempreendedores – e até médios e grandes empresários – indicam a falta de tempo como um dos seus maiores desafios. Para solucionar esse problema, é vital adotar boas práticas de organização do tempo.

Gerir um negócio não é uma tarefa fácil. Isso requer muito esforço e dedicação, sendo que, muitas vezes, outras áreas da vida acabam sendo castigadas, como os momentos dedicados à família e ao lazer.

Portanto, se você é MEI e se sente sobrecarregado, não deixe de conferir esse artigo. Neste conteúdo, enumeramos dicas importantes sobre como organizar o tempo de trabalho, que, com certeza, colaboram de forma significativa para que seus dias fiquem mais leves.

Como fazer a organização do tempo em 7 passos?

Se você não aguenta mais sofrer com a falta de tempo, agora é a hora de mudar esse jogo!

Elencamos uma lista com o passo a passo de como organizar o tempo de trabalho de maneira simples e prática. Confira!

1. Crie uma lista de tarefas diárias e prioridades
2. Faça uma coisa de cada vez
3. Defina metas
4. Delegue atividades
5. Evite distrações e os ladrões do tempo
6. Evite a procrastinação
7. Conte com apps que facilitam seu dia a dia

Continue lendo e entenda como aplicar cada etapa. 

1. Crie uma lista de tarefas diárias e prioridades

O primeiro passo para descobrir como organizar o tempo no dia a dia é criar uma lista de prioridades e tarefas. 

Antes de iniciar o dia de trabalho, é crucial que você já saiba todas as tarefas que precisará fazer. Organize cada uma por horário ou ordem de prioridade.

Para implementar a organização do tempo, uma boa opção é usar as ferramentas de gestão e organização, como o Trello. 

Disponível gratuitamente em versão web e, também, para smartphones Android e iOS, o Trello possibilita que o MEI organize suas próprias tarefas e as dos funcionários, caso tenha.

Contando com uma lista de atividades diárias bem organizadas, você entenderá que gerenciar o tempo – e as atividades que envolvem o negócio – ficará muito mais fácil.

2. Faça uma coisa de cada vez

Nada de querer abraçar o mundo e fazer milhares de coisas de uma vez. Podemos dizer que um dos princípios mais importantes da organização do tempo está em saber como gerenciar e executar cada tarefa no seu momento ideal.

Na maioria das vezes, o simples gesto de tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo acaba dando um resultado final abaixo do esperado para todas as tarefas. Além disso, tende a gerar uma alta carga de estresse.

É necessário e importante que você realize apenas uma tarefa por vez, preocupando-se em entregar qualidade e não apenas quantidade. 

Ao realizar cada tarefa no seu tempo devido, você se dedicará melhor ao que está fazendo e, ainda, sentirá que está menos sobrecarregado.

Mais uma vez, o processo para organizar o tempo de trabalho pode ser muito beneficiado com ferramentas tecnológicas que podem ajudar bastante nisso, como o Trello.

Leia também: MEI, organizar seu tempo vai te fazer ganhar dinheiro!

3. Defina metas

As metas funcionam como um norte, uma bússola que aponta e diz que é para lá que devemos seguir. Tudo fica mais fácil e objetivo quando temos uma direção.

Ao organizar o tempo no dia a dia, crie e estabeleça metas claras, relacionadas ao seu negócio, além de definir os caminhos que levam ao alcance desses resultados.

Dessa forma, você evita o efeito labirinto e seu negócio não fica sem uma direção a seguir.

4. Delegue atividades

Lembre-se: você não é um super-herói. Portanto, não pense que será capaz de salvar o mundo sozinho. Conte com a ajuda de outras pessoas.

No caso do MEI, a legislação brasileira permite a contratação de até um funcionário. Sendo assim, se o negócio está crescendo e você não consegue mais cumprir todas as tarefas sozinho, contrate um funcionário, encarregue e divida parte das tarefas com ele.

Com o tempo extra que terá disponível, você poderá gerenciar melhor seus negócios. Já pensou nisso? 

Para que você compreenda exatamente o que fazer para contratar um colaborador, mesmo sendo MEI, indicamos que leia o artigo: “Como registrar um funcionário pelo MEI? Respondemos às principais perguntas”. 

5. Evite distrações e os ladrões do tempo

Por mais que seja difícil, tente manter o foco total enquanto executa suas tarefas diárias. A dica é evitar, a todo custo, os ladrões do tempo, como as redes sociais, o WhatsApp e as notificações do seu celular.

Toda vez que você para de executar uma tarefa e olha uma nova mensagem no WhatsApp, por exemplo, acaba perdendo o foco no que estava fazendo. Logo, demora um certo tempo para retomar o raciocínio e a produtividade de antes.

Se você parar uma tarefa a cada notificação que chegar ao seu celular, ao final do dia, perceberá que não rendeu praticamente nada. Por isso, coloque tudo no silencioso enquanto estiver concentrado em uma tarefa, evitando as vilãs da busca para organizar o tempo de trabalho.  

Por falar em evitar distrações e ladrões do tempo, você já conhece a Técnica Pomodoro? Esse é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo, no final dos anos 1980.

A técnica consiste na utilização de um cronômetro para a divisão dos períodos de trabalho em 25 minutos, separados por breves intervalos, que podem ser de 5 minutos. 

Durante os 25 minutos, a ideia é que você execute as tarefas com total concentração e foco, sem deixar se desviar por qualquer motivo. E, depois, pode-se descansar como recompensa.

6. Evite a procrastinação

Por mais inconveniente que possa ser uma tarefa, evite deixar para depois o que pode e precisa ser feito agora.

A procrastinação é um dos maiores males da atualidade, quando o assunto é a tentativa de organização do tempo.

Muitas das vezes, sem nem mesmo percebermos, temos nosso tempo roubado pela procrastinação e as tarefas acabam ficando sempre para depois.

7. Conte com apps que facilitam seu dia a dia

Por fim, para otimizar as atividades e fazer organização de tempo, utilize a tecnologia ao seu favor.

Faça uso de aplicativos que chegaram ao mercado para facilitar as rotinas e o dia a dia das pessoas e empresas, como o app Somei para a gestão de pequenos negócios.

O app é 100% gratuito e você poderá gerenciar seus negócios com mais facilidade, rapidez e praticidade.

Ainda não conhece ou não fez o download do app? Então, não perca mais tempo: clique aqui e instale o app SOMEI no seu smartphone agora mesmo.